약속한 금액과 들어온 금액을 분리합니다
분납 약속과 실제 입금은 다른 기록입니다. 예정일·예정 금액·실제 수령일·수령 금액을 구분하고, 누락 회차가 다음 지급 계획에 어떻게 반영되는지 설명받으세요.
거래 대금 중 일부만 입금된 상황에서는 종결 합의가 있는지도 확인합니다. 단순 일부 지급을 전액 정산으로 오해하지 않도록 합의의 대상과 근거를 함께 읽는 것이 좋습니다.
보고 주기는 계약과 사건 상황에 맞춰 정합니다. 새로운 자료나 조건 변경이 생겼을 때의 전달 방식, 자료 반환과 최종 정산의 범위를 처음부터 알아두면 업무 관리가 쉬워집니다.
수집한 자료를 청구와 협의의 근거로 바꿉니다
계약서와 발주·납품·입금 자료에서 확인한 청구 근거를 정리합니다. 상대방의 반품·상계·추가 비용 주장이 있다면 확인된 내용과 주장에 머무르는 부분을 같은 기록으로 남깁니다.
담당자가 새로 확인한 내용을 원래 거래 기록과 이어 보는 것이 중요합니다. 어떤 자료의 어느 항목이 달라졌는지, 현재 잔액과 청구 범위에 어떤 영향을 주는지 설명받으세요.
다른 회사나 담당자에게 업무를 인계하는 경우를 가정해 보세요. 현재 진행 상태뿐 아니라 미해결 쟁점과 실제 입금 내역이 함께 넘어가야 같은 자료를 다시 설명하는 부담을 줄일 수 있습니다.